Secrétariat externalisé près de Vichy : l’administratif des TPE délégué

Le Kbis est arrivé, le compte pro est ouvert, et la première facture attend déjà dans un coin de l’écran. Pour beaucoup de créateurs, c’est le moment où l’administratif commence à prendre les soirées. Secrétariat Services 03 propose un secrétariat externalisé près de Vichy qui prend ce travail en charge à domicile ou à distance, pour toute la France : devis, factures, pré-comptabilité, Document Unique, formalités. Et le calendrier tombe bien. Depuis le 1er septembre 2026, toute entreprise assujettie à la TVA doit pouvoir recevoir des factures électroniques : un bon moment pour se faire accompagner. Pour les PME et les micro-entreprises, l’émission suit au 1er septembre 2027.

Ce que le secrétariat externalisé prend en charge pour une TPE

Derrière Secrétariat Services 03, il y a une secrétaire indépendante installée en Auvergne. Elle a une « solide expérience en hôtellerie et dans la gestion d’entreprise BTP ». Sa clientèle lui ressemble :

Sa promesse tient en une phrase de sa page d’accueil : « je prends en charge votre administratif pour vous laisser vous concentrer sur votre cœur de métier ».

Le périmètre est large, et c’est ce qui me plaît dans cette offre. On y trouve la gestion commerciale (devis, factures), la pré-comptabilité, le Document Unique, les affichages obligatoires et les documents RH. Il y a aussi un volet numérique : elle crée et paramètre votre fiche Google Business et vos pages Facebook ou Instagram. Une fois la fiche et les pages en place, vous gardez la main sur vos publications, avec une base solide pour communiquer. Une fiche Google bien remplie dès le premier mois, franchement, c’est un bon réflexe quand on vient de s’installer.

Pour un créateur, la ligne qui compte le plus est sans doute l’accompagnement à la création de société. Il est facturé 110 € HT de frais et comprend des conseils pour la demande d’ACRE. Vous gardez la main sur vos choix, elle déroule les démarches avec vous.

Devis, factures et passage à la facture électronique

La réforme est votée depuis l’article 91 de la loi de finances pour 2024, et les dates sont connues. Les grandes entreprises et les ETI doivent émettre leurs factures électroniques depuis le 1er septembre 2026. Les PME et les micro-entreprises ont jusqu’au 1er septembre 2027. La réception, elle, concerne déjà tout le monde. Un an, c’est vite passé : mieux vaut s’y prendre tôt, et se faire accompagner pour aborder la transition sereinement.

Secrétariat Services 03 consacre une page entière à la facturation électronique des TPE de l’Allier. Son titre résume l’esprit : « vous continuez votre activité, je gère la transition ». C’est la bonne façon de voir les choses. Le gérant n’a aucune raison de devenir spécialiste des plateformes de dématérialisation. Il veut que ses factures partent au bon format et que ses clients le paient.

Le Forfait Suivi Devis & Factures couvre ce quotidien. Il coûte 380 € HT par mois, soit 38 € de l’heure, et comprend jusqu’à 10 factures par mois. À mon sens, c’est le bon calibre pour un artisan seul ou une petite équipe qui sort quelques chantiers par mois et veut des devis propres, envoyés vite.

Pré-comptabilité et trésorerie, prêtes pour votre expert-comptable

Le rôle est clair, et sa page le précise noir sur blanc. Elle s’occupe de la saisie, du classement et de la préparation du rapprochement bancaire, « pour transmission à votre outil de gestion ou à votre expert-comptable ». Votre comptable reçoit des pièces triées. Vous voyez votre trésorerie sans fouiller dans une boîte à chaussures. Chacun fait son métier, et ce duo marche très bien.

Cette partie entre dans la Formule Sérénité & Pré-comptabilité : 600 € HT par mois, soit 40 € de l’heure, jusqu’à 20 factures. C’est la formule que je regarderais en premier dès que l’activité décolle et que les relevés bancaires s’allongent.

Les impayés font aussi partie du quotidien d’une TPE. Secrétariat Services 03 monte un dossier d’injonction de payer pour 200 € HT (dossier simple). C’est une assistance administrative au montage et au dépôt du dossier. Les frais postaux et les frais de greffe ou d’huissier s’ajoutent à ce montant. Pour un artisan qui attend un règlement depuis des semaines, avoir un dossier complet et déposé, ça soulage.

Document Unique, affichages et documents RH : les obligations à jour

Le premier recrutement fait apparaître une nouvelle série d’obligations. La plus connue est le Document Unique d’Évaluation des Risques Professionnels, le DUERP.

Au-delà du DUERP, elle met à jour et imprime les affichages obligatoires en entreprise. Elle prépare aussi les documents RH obligatoires. Ce sont des tâches courtes, mais faciles à repousser au mois suivant. Les confier à quelqu’un qui les tient à jour, c’est une case de moins dans la tête du gérant. Pour un premier salarié, c’est la ligne que je cocherais d’abord.

Forfaits mensuels ou aide ponctuelle : deux façons de travailler ensemble

Deux formules, selon votre rythme. L’aide ponctuelle ou urgence est facturée 39 € de l’heure, sans engagement. Elle va bien à un créateur qui veut d’abord confier un dossier précis avant de passer au forfait. Les forfaits, eux, se règlent d’avance au 1er du mois pour « valider le calendrier des missions ». Vous savez donc dès le début du mois quand vos dossiers seront traités.

Les interventions sur site sont facturées 35 € HT la demi-heure, frais de déplacement réglés avant l’intervention. Les services se rendent à domicile ou à distance, pour toute la France. Les rendez-vous se prennent du lundi au vendredi, directement depuis son site, et une rubrique « Documents à télécharger » rassemble les pièces utiles. Pour bien démarrer, je préparerais une liste de ce qui reste à traiter depuis l’immatriculation.

Particuliers : démarches, numérique et intelligence artificielle

Secrétariat Services 03 a aussi une page dédiée à l’aide administrative aux particuliers. Le volet le plus actuel, c’est la formation au numérique et à l’IA. Sa page le présente simplement : mieux utiliser son ordinateur ou son smartphone, « reconnaître les faux courriels », rédiger ses courriers avec ChatGPT, créer ses propres images avec l’intelligence artificielle.

Pour un créateur, ce volet a un intérêt concret. Un parent ou un proche peut gagner son autonomie face aux courriers en ligne pendant que vous lancez votre activité. Et la personne qui explique ChatGPT à un particulier est la même qui envoie vos devis. Ce mélange de pratique et de pédagogie, je le trouve rassurant.

Si votre entreprise vient de naître, prenez le rendez-vous avant d’envoyer votre dixième facture plutôt qu’après. Les bonnes habitudes s’installent plus facilement au début, et vous serez prêt pour septembre 2027 sans y passer vos week-ends.

Questions fréquentes